Missions du poste Organisation : Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
Coordonner les relations avec les partenaires internes et externes ;
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques du Directeur ;
Gérer l’emploi du temps quotidien du dirigeant en planifiant et en organisant ses rendez-vous, réunions, déplacements et congés ;
Assurer la coordination des calendriers, et la priorisation des engagements ;
Rendre compte au directeur à travers des points réguliers de l’avancement des travaux en cours, des rendez-vous prévus et des communications à transmettre. Organisation des réunions : Préparer les ordres du jour et inviter les participants ;
Assurer la logistique des réunions (salle, matériel, etc.) ;
Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
Assister aux réunions, rédiger puis diffuser les comptes rendus de réunion. Préparation et suivi des dossiers : Suivre les dossiers importants en cours et s’assurer du respect des délais / échéances ;
Soutenir la direction dans la préparation des présentations et rapports ; Communication interne et externe : Prendre en charge les communications pour le dirigeant / la direction (réception, tri, synthèse et rédaction des courriers, courriels et appels)
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du directeur) ; Gestion documentaire : Préparer, classer et archiver les documents importants ;
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
Suivre et archiver les comptes rendus et documentation du dirigeant ; Profil requis : BAC+3 minimum
3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et PowerPoint)
Maîtrise des langues (Arabe et Français, Anglais)
Compétences techniques : Excellentes capacités rédactionnelles
Connaissances en gestion administrative
Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage
Aptitudes personnelles : Esprit d’analyse et de synthèse Sens de l’écoute et de la communication Grande capacité d’adaptation Sens de l’organisation et rigueur Réactivité et capacité à prioriser Capacité à performer dans des environnements dynamiques et exigeants Discrétion et respect de la confidentialité