مطلوب سكرتير تنفيذي في الهيئة العامة للإحصاء
المهام الوظيفية: – إجراء الأنشطة اليومية إلى جانب ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات. – الإسهام في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة. – بناء علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين. – جمع تعقيبات من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن المشكلات التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى. – الإسهام في إعداد التقارير بشأن التقدم المحقق، والموجهة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين من أجل إبقائهم على اطلاع بالتقدم المحقق. – الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات لضمان الالتزام بالمعايير المحددة. – مقابلة الضيوف والترحيب بهم نيابة عن المدير المباشر بناءً على المراسم المحددة، ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة. – ضمان توافر جميع المستلزمات المكتبية والقرطاسية للمدير المباشر والحفاظ على نظافة مكتب المدير المباشر والمنطقة على أساس مستمر. – تنظيم جداول مواعيد المدير المباشر وتقويمات الفعاليات والخطة الأسبوعية وإعداد المتطلبات اللوجستية مثل إعداد الغرفة والمستلزمات المكتبية المطلوبة ووسائل الراحة للاجتماعات. – التأكد من توفر غرف الاجتماعات وفقًا لجدول المدير المباشر وإدارة نظافة الغرف وتنظيمها لضمان الرضا وترسيخ السمعة المهنية للمدير المباشر. – حضور اجتماعات الرئيس / مجلس الإدارة / اللجان وتزويد الأعضاء بالمعلومات والوثائق والبيانات اللازمة لمناقشتها في الاجتماع. – إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية الواردة والصادرة الخاصة بالمدير المباشر لضمان السرية والالتزام بالمواعيد. – إدارة ردود المدير المباشر على استفسارات محددة، وفقًا للإرشادات والتعليمات، من خلال الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات الدقيقة. – المتابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بشأن الطلبات أو الإجراءات الشكلية التي يطلبها المدير المباشر لضمان الالتزام بالمواعيد. – تحديث قاعدة البيانات بدقة بإضافة الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع الصحيح والرجوع إليها في المستقبل. – تحديد قائمة اللجان الداخلية والخارجية وتوضيح الغرض من اللجان ومساهمة الهيئة. – صياغة خطاب الترشيح لإخطار أصحاب المصلحة المعنيين في الهيئة بتعيينهم في اللجان الداخلية والخارجية. – تنظيم اجتماعات اللجان وتنفيذ المتطلبات اللوجستية اللازمة. – حضور اجتماعات اللجان ومتابعة نتائج الاجتماعات والمسائل العالقة وتنفيذ القرارات بالتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين.
المهارات: – مهارات اتصال ممتازة باللغة العربية والإنجليزية. – القدرة على إدارة التقويم وجدولة الاجتماعات. – مهارات تنظيمية ممتازة. – القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية. – مهارات الكمبيوتر والحاسوبية المتقدمة. – القدرة على المحافظة على سرية المعلومات والثقة.